Des tableaux de données clairs et organisés : la base d'une bonne gestion d'entreprise
Les ressources d’une entreprise sont la base de toutes ses activités. Une place non négligeable doit leur être accordée… pour bien les connaitre.
Une base de données : Qu’est-ce que c’est ?
C’est le « cerveau » de l’entreprise, l’endroit où les informations sont stockées. Nous pouvons notamment penser aux :
- Ressources Humaines
- Clients /Fournisseurs
- Produits /Services
Compilées dans des tableurs (tableaux Excel par exemple), les données de cette base sont créées et mises à jour par l'entreprise : nouveaux clients, engagement de collaborateur, changement de salaire, suppression d’un produit, par exemple.
Est-ce que cela concerne toutes les entreprises ?
Par le passé, si certaines petites structures pouvaient encore fonctionner sans réelle administration, l’avènement de l’informatique a considérablement changé la manière de gérer une entreprise.
Aujourd’hui, il est pratiquement impossible de se passer de l’ordinateur pour les tâches administratives courantes (calculation d'offres, création de factures).
Désormais, les bases de données concernent toutes les entreprises et PME. En revanche, il est primordial de les adapter aux objectifs de chaque société.
Pour une petite PME, il est tout bonnement inutile d’investir du temps et des ressources dans des tableaux complexes et détaillés, si l’objectif est limité à calculer des offres et à générer des factures.
A l’inverse, une organisation qui souhaite mettre en place un outil de gestion administratif global peut difficilement se contenter de données succinctes.
Concrètement, à quoi ça sert ?
Les bases de données centralisent les informations et les canalisent.
Par exemple, lors du calcul d’une offre, il n’est plus nécessaire de saisir l’ensemble des données (clients, produits, prix).
Désormais, nous pouvons les sélectionner parmi les données préalablement créées dans les tableaux et les ajouter à l’offre.
De cette manière, l’entreprise gagne en formalisme, en précision et surtout en temps.
Je souhaite mettre ce système en place … que faire ?
Organiser ses données proprement peut s’avérer être une opération difficile sans compétences techniques. Pour vous aider, un conseiller en entreprise peut vous accompagner et mener ce projet.
La première étape consistera à définir vos objectifs.
Puis, vous devrez créer vos données ou les importer, si celles-ci n’existent pas encore. Cette opération nécessite un investissement en temps, mais elle sera rapidement compensée par le gain en utilisation quotidienne.
En conclusion, il est important de se poser les bonnes questions avant de souhaiter organiser les données de son entreprise !
Franck Fleury
Votre conseiller en entreprises
Tikanga Sàrl
