La saisie des heures et la gestion de ses rapports d’activités journaliers peuvent rapidement s’apparenter à un casse-tête pour une entreprise. Heureusement, les nouvelles technologies sont là.
Saisie des heures ? Rapports journaliers ? Qu’est-ce que c’est ?
Certaines entreprises, principalement actives dans les services, vont se contenter de collecter les heures d’entrée et de sortie de leurs collaborateurs. Dans le domaine des ressources humaines on appelle cela le pointage.
En revanche, d’autres sociétés, dont les activités se déroulent majoritairement sur le terrain, ne se limitent pas uniquement au pointage. Elles ont en effet besoin de connaitre les tâches effectuées quotidiennement et le temps que ses collaborateurs y ont consacré.
Prenons l’exemple d’un constructeur de routes :
Le détail des activités et des employés présents sont ainsi facilement récoltés.
A quoi ça sert ?
La récolte de données n’est pas anodine. Elle permet en effet de synthétiser les activités réalisées par l’entreprise.
Dans un certain cas, elle sert à contrôler que les collaborateurs ont bien effectué leurs heures contractuelles.
Dans d’autres cas, ces données servent de base à la facturation. Dans ce cas, il est donc primordial que les informations récoltées soient fiables, rapides et complètes.
Avec quels outils … et quels en sont les avantages ?
Les rapports journaliers « papier » étaient et sont encore utilisés dans beaucoup d’entreprises. En revanche, ils possèdent des inconvénients :
- Risque de perte ou d’oubli
- Ressaisie chronophage, lorsque le volume de rapports est important
- Difficultés de relecture et de compréhension
- Manque de formalisme, chacun a ses propres termes
- Difficultés à synthétiser rapidement les données, sans un système efficace
Pour palier à ces problématiques, les nouvelles technologies permettent de digitaliser l’ensemble de ce processus de saisie.
Une application smartphone permet par exemple de saisir toutes ces données, au fur et à mesure de la journée, et d’ainsi obtenir un suivi d’activités précis, formalisé et rapide.
Découvrez son fonctionnement dans la vidéo suivante :
De cette manière, l’entreprise peut automatiser bon nombre d’éléments :
- Tableau de pointage par collaborateur
- Suivi d’activités par projet, pour éviter les dépassements d’heures
- Suivi des quantités (métrés) pour une facturation rapide et automatisée
En conclusion…
… mettre en place un système de récolte digitalisée des rapports d’activités journaliers procure bon nombre d’avantages pour la gestion d’une entreprise.
Choisir les bons outils, adaptés à la structure de l'entreprise, est donc la clé pour que tout ceci devienne un jeu d'enfant pour les collaborateurs et l’administration.
Dans un prochain article, nous aborderons plus en détails certains éléments de ce sujet.
Franck Fleury
Votre conseiller en entreprises
Tikanga Sàrl