Dans l’article précédent, nous avons abordé le thème de la saisie digitale des heures. Aujourd’hui nous allons voir en détails comment mettre en place un tel projet dans une organisation.
1 - Que font mes collaborateurs ?
Avant de se lancer tête baissée dans l’utilisation d’une application digitale, il est primordial de se poser les bonnes questions.
En premier lieu, l’entreprise doit définir clairement ses objectifs de récoltes de données.
L’approche sera différente si l’objectif est de collecter uniquement les heures de présence, ou, à l’inverse, de connaitre les tâches effectuées et les heures qui leur sont consacrées.
Concrètement, une entreprise qui souhaite obtenir un suivi détaillé de ses activités devra tout d'abord les définir et les structurer.
Par exemple, une entreprise de génie civil va opter, entre autres, pour les catégories suivantes :
on Généralement, ces catégories sont choisies selon les termes usuellement utilisés dans le calcul d’offres ou de factures, propres à chaque domaine d’activité. Elles permettront par la suite d’automatiser le suivi administratif.
2 - Quelle plateforme utiliser ?
De nos jours, l’avènement des outils digitaux et des applications mobiles ont révolutionné la récolte de données. Terminé les rapports journaliers « papier » que l’entrepreneur ou la secrétaire devait réintroduire dans un système informatique.
Grâce à des applications de gestion, telle que SimpliGestion, les collaborateurs ou les responsables de projets saisissent quotidiennement les informations, directement du bout des doigts.
Il est cependant important de consacrer du temps à la formation de son personnel. Une utilisation juste et sans erreur augmentera considérablement votre efficience à moyen et long terme. Le but n’est pas de corriger tous les rapports.
Il vaut donc la peine de laisser un peu de temps pour se familiariser avec les nouveaux outils. Une période de test peut notamment être mise en place.
3 - Que faire de ces informations ?
Une fois le déploiement effectué, l’entreprise va récolter un nombre conséquent de données. Il faut donc les structurer pour offrir une bonne synthèse. Celle-ci permettra dès lors de suivre ses activités au plus près.
Les données pourront être structurées en différentes approches, par exemple selon le collaborateur :
Ou selon une vision « projet » :
Dans un prochain article, nous verrons comment ces données pourront être exploitées pour la gestion administrative.
Au final ?
En conclusion, digitaliser son organisation est le meilleur moyen d’augmenter son efficience à long terme.
En revanche, il est important de ne pas griller les étapes. Partir correctement dans l’opérationnel vous évitera bon nombre de problèmes.
Et faites appel à un conseiller en entreprise qui pourra vous guider tout au long d’un tel projet !
Franck Fleury
Votre conseiller en entreprises
Tikanga Sàrl